"Inzicht in verandering van problematiek als aanknopingspunt voor gesprek"

Routine Outcome Monitoring (ROM) is de methodiek waarbij regelmatig de toestand van cliënten gemeten wordt, met als doel om de behandeling te evalueren en eventueel bij te sturen. Onlangs sprak NETQ Healthcare met Hanneke Heikoop, beleids- en kwaliteitsmedewerker bij Autimaat over ROM. Hoe wordt er binnen Autimaat gebruik gemaakt van deze methodiek?

Hanneke nieuwsbrief

Waarom is Autimaat begonnen met ROMmen?
“Autimaat behandelt kinderen, jongeren en (jong) volwassenen met autisme. Wij zijn begonnen als een kleine organisatie die gezinsbegeleiding bood op basis van het persoonsgebonden budget (PGB). Nu, tien jaar later, is Autimaat een GGZ-instelling met bijna 100 medewerkers. Omdat elk jaar opnieuw het PGB op losse schroeven stond, hebben we op een bepaald moment WTZi-erkenning aangevraagd en werd Autimaat een GGZ-instelling. Hierdoor werden we vanaf dat moment gefinancierd door zorgverzekeraars en kregen we ook te maken met de daarbij behorende voorwaarden waar we als organisatie aan dienden te voldoen. Zoals HKZ, hoofdbehandelaarschap en ROM.”

“De lay-out en gebruiksvriendelijkheid van NETQ ROM gaven uiteindelijk de doorslag om over te stappen.”

Hoe zijn jullie begonnen met ROMmen?
“In de eerste instantie kozen we voor een simpele digitale tool waarmee we handmatig vragenlijsten moesten versturen. Hiermee kon je de CBCL vanuit een soort mailbox verzenden en ingevuld weer ontvangen. We moesten per cliënt handmatig de meetmomenten bijhouden, de CBCL verzenden, controleren of die terug was en opslaan onder Mijn documenten. En we hadden toen toch wel 300 cliënten per jaar in behandeling. Het gevolg: de resultaten waren onleesbaar voor behandelaren, dus die deden er niets mee. En de vragenlijsten waren voor ouders niet prettig om in te vullen door de rommelige lay-out.”

“Geef me de 5 is een zeer praktische en concrete methodiek. Het uitgangspunt is dat mensen met autisme duidelijkheid nodig hebben op de 5 punten: WAT, HOE, WAAR, WANNEER en WIE. Het ROM proces hebben we op dezelfde praktische, concrete manier opgezet.”

Waarom zijn jullie uiteindelijk overgestapt naar NETQ ROM?
“Na een paar maanden kwamen we tot de conclusie dat ROMmen met de eenvoudige digitale tool alleen maar tijd kostte en helemaal niets opleverde. Inmiddels was ook de term Stichting Benchmark GGZ (SBG) gevallen. We moesten dus op zoek naar een programma met een koppeling naar SBG dat ook nog ons ROMmen leuker zou maken. In onze zoektocht naar een geschikt ROM programma kwamen we op het internet een video tegen over NETQ ROM van NETQ Healthcare. Hierin werd benoemd dat er een koppeling mogelijk was tussen NETQ ROM en USER, ons elektronisch patiënten dossier (EPD). Dat was voor ons voldoende reden om NETQ Healthcare uit te nodigen voor een presentatie. De lay-out en gebruiksvriendelijkheid van NETQ ROM gaven uiteindelijk de doorslag.”

Hoe hebben jullie NETQ ROM vervolgens in de organisatie geïmplementeerd?
“De grootte van Autimaat, de methodiek waarmee we werken en de cultuur binnen de organisatie bepaalden vervolgens hoe we het ROMmen met NETQ ROM naar de praktijk hebben vertaald. Binnen onze organisatie werken we met één vaste methodiek, die we bij elke persoon op maat toepassen: Geef me de 5. Geef me de 5 is een zeer praktische en concrete methodiek. Het uitgangspunt is dat mensen met autisme duidelijkheid nodig hebben op de 5 punten: WAT, HOE, WAAR, WANNEER en WIE. Het ROM proces hebben we op dezelfde praktische, concrete manier opgezet. Tot in detail hebben wij vastgelegd WIE WAT WANNEER moet doen en HOE dat precies dient te gebeuren. In ons ‘Handboek NETQ’ staat per afdeling in detail beschreven welke acties op welk moment in de behandeling uitgevoerd moeten worden. Deze acties zijn ook verwerkt in onze bestaande workflows.”

“Voor ouders en cliënt is zichtbaar hoe hun problematiek en kwaliteit van leven is veranderd ten opzichte van eerdere momenten. Dit geeft mooie gesprekken en aanknopingspunten om het accent van de behandeling te verleggen.”

Welke meetinstrumenten zetten jullie in?
“Voor volwassenen gebruiken we sinds enkele maanden de OQ-45 en de CQ-index. Bij ouders van kinderen die bij ons in behandeling zijn nemen we de CBCL, de Kidscreen-27 en de NOSI-K af. De intaker en de behandelaar vullen de HoNOSCA in.”

Op wat voor manier draagt ROM bij aan shared-decision making?
“Voorafgaand aan de intake vindt het eerste meetmoment plaats. Vervolgens worden tijdens de intake de resultaten van de vragenlijsten met de ouders en /of de cliënt besproken. De resultaten vormen tevens een ondersteuning bij de inschatting van het zorgpad, zowel qua duur als intensiteit. Bij de start van de behandeling, bij het vervolg-DBC en bij het einde van de behandeling vinden er ook meetmomenten plaats. Zowel de ouders, de cliënt  als de behandelaar krijgen de resultaten in hun mailbox. Bij een vervolgmeting zijn ook de eerdere meetresultaten zichtbaar. Voor ouders en cliënt is dus zichtbaar hoe hun problematiek en kwaliteit van leven is veranderd ten opzichte van eerdere momenten. Dit geeft mooie gesprekken en aanknopingspunten om het accent van de behandeling te verleggen.”

“Ons responspercentage is erg hoog, sommige maanden zelfs 100%.”

Wat voor respons behaalt Autimaat met NETQ ROM?
“Het aanleveren van benchmarkgegevens aan SBG vormt een belangrijk aspect van het ROMmen. Toen we startten met het implementeren van NETQ ROM, moesten we in datzelfde jaar al een responspercentage behalen van 30%. Dat lukte uiteraard niet, maar we hebben wel hard gewerkt om het responspercentage in zeer korte tijd boven de minimale waarde te krijgen. Nu is het responspercentage erg hoog, sommige maanden zelfs 100%. We blijven dit op peil houden, omdat we het belangrijk vinden om een hoge respons te behalen. Bovendien gebruiken we momenteel de resultaten ook voor een wetenschappelijk onderzoek naar de effecten van de Geef me de 5 behandeling. Daarvoor is een hoge respons ook van belang.”

Kun je iets meer vertellen over het wetenschappelijk onderzoek?
“We hadden NETQ ROM niet aangeschaft voor wetenschappelijke doeleinden. Dus toen de onderzoeker waar we mee samenwerken vroeg of ik de resultaten van al die jaren NETQ ROM eruit kon halen, had ik echt geen idee. Dat dat gewoon kon, was wel een leuke verrassing. Tien minuten later hadden we alle resultaten. Duizenden ingevulde vragenlijsten in een enorm SPSS-bestand. Daarnaast loopt sinds anderhalf jaar een breder effectonderzoek waarin we gedragsobservaties combineren met informatie uit ROM vragenlijsten. En waarbij we een controlegroep meenemen. Dat hadden we van tevoren niet bedacht, dat ROM ons zo veel zou opleveren.”

Op de foto: Hanneke Heikoop van Autimaat

Meer informatie?
Wilt u meer weten over NETQ ROM? Neem contact met ons op via 088 – 2444100 of vul onderstaand contactformulier in. Dan nemen wij zo snel mogelijk contact met u op.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.